We kunnen het ons niet veroorloven...

Het komt in de praktijk nogal eens voor dat bedrijven en instellingen wachten met het zetten van de eerste stappen richting duurzame en continue verbetering.


Enkele belangrijke "redenen" om niets te doen zijn:

1. we hebben op dit moment onvoldoende geld (budget),
2. andere zaken / projecten hebben op dit moment voorrang (prioriteit - urgentie) en
3. onze organisatie is er nog niet klaar voor (mensen).

Deze organisaties geven dus eigenlijk aan dat ze het zich niet kunnen veroorloven om de eerste stappen te zetten.

Eerlijk gezegd begrijpen we dat niet goed, want:

1. Gerichte investeringen in duurzame ontwikkeling van organisatie en mensen leveren namelijk op zeer korte termijn resultaten op. In veruit de meeste bedrijven en instellingen is namelijk zoveel  "laaghangend fruit". Indien deze Quick Wins op de juiste wijze worden doorgevoerd kunnen kosten en doorlooptijden binnen enkele weken met tenminste 30 procent verlaagd worden.
   
2. De overheid stimuleert duurzame ontwikkeling van de organisatie en haar mensen. Er is per direct budget beschikbaar, waardoor geen sprake is van out-of-pocket kosten. Daarbij is zelfs rekening gehouden met begeleiding door externe specialisten. Er hoeft dus niets te worden voorgeschoten.
   
   Het budget blijft ook nog eens voor meerdere jaren beschikbaar. Ter illustratie: een organisatie met 100 medewerkers kan een extra budget creëren van circa 150.000 Euro per jaar...
   
3. Uw organisatie en uw mensen hoeven ook niet klaar te zijn voor duurzame verbetering. Het is juist een belangrijk onderdeel van het traject dat mensen daar gezamenlijk naartoe groeien.
   
   Bovendien is er voldoende kennis en ervaring in de markt voor een succesvolle begeleiding van uw traject. De beste partijen werken daarbij overigens graag met u samen op basis van prestatieafspraken en niet (alleen) op basis van "uurtje-factuurtje". En zoals hierboven aangegeven kan deze inzet in de meeste gevallen geheel of voor het grootste deel gefinancierd worden uit korte termijn besparingen en stimulering door de overheid.

Een quote van John F. Kennedy over dit onderwerp spreekt tot de verbeelding .... 

"There are risks and costs to a program of action. But they are far less than the long-range risks and costs of comfortable inaction."

- John F. Kennedy -

Het is dus niet de vraag of u het kunt veroorloven om een verbetertraject te starten.

U kunt het zich eenvoudigweg niet veroorloven om het niet te doen!

Confuus of Confucius? Motiveren door te participeren...

Zoals ik al vaker heb aangegeven is verbeteren een positieve vorm van veranderen. Maar het blijft veranderen... En daar hebben de meeste mensen eigenlijk geen trek in...

Hoe kunnen we er dan toch voor zorgen dat mensen gemotiveerd raken en gemotiveerd blijven?

• Wat mij betreft in ieder geval niet door mensen te overladen met informatie over nut en noodzaak van de verbeteringen. Mensen krijgen al veel informatie te verwerken en bepalen uiteindelijk toch wat zij zelf belangrijk vinden. Het ene oor in...
• Voorbeelden van geslaagde verbetertrajecten zijn op zichzelf ook niet voldoende. Het laten zien spreekt al meer tot de verbeelding, maar leidt er nog niet toe dat mensen concrete stappen gaan zetten.

Wat is er dan wel voor nodig om mensen gemotiveerd te krijgen?

De belangrijkste voorwaarde om mensen gemotiveerd te krijgen en te houden is ervoor te zorgen dat ze ook daadwerkelijk dingen gaan doen. De energie die vrijkomt door "learning by doing" is vele malen groter dan bij het aanhoren of bekijken van ervaringen van anderen. De oorzaak hiervan is dat kijken en luisteren vooral appelleert aan het verstand (ratio). Het daadwerkelijk doen gaat daarnaast gepaard met emotie. Mensen voelen de veranderingen echt. Over verstand en gevoel volgt later meer in andere artikelen binnen dit blog.

Bij verbetertrajecten kan een actieve houding onder meer gestimuleerd worden door:

• een proactieve instelling van het (senior) management (voorbeeldgedrag) 
• zoveel mogelijk mensen verantwoordelijkheid te geven voor concrete verbeteracties 
• te kiezen voor interactieve sessies (workshops, brainstormsessies, management games, ...)
• mensen te stimuleren en belonen om hun proactieve houding, ook als ze eens iets doen wat niet zo goed uitpakt!

Een andere belangrijke voorwaarde voor duurzame verbeteringen is het delen, toepassen en borgen van ervaringen. In onderstaande afbeelding is dit wat mij betreft prima samengevat. De afbeelding is afkomstig van de Washington State University Extension.

Geld, kwaliteit en tijd: geen duivelsdriehoek bij duurzame verbeteringen!

De duivelsdriehoek is een managementbegrip, waarmee gedoeld wordt op het spanningsveld tussen geld, kwaliteit en tijd. Besparingen leiden volgens deze theorie onvermijdelijk tot lagere kwaliteit en/of langere doorlooptijd. Omgekeerd gaat kwaliteitsverbetering gepaard met hogere kosten en langere doorlooptijden.

Voor organisaties die investeren in duurzame verbeteringen gaat dit niet op!

Investeringen in het verbeteren van de kwaliteit van dienstverlening gaan namelijk gepaard met structurele kostenverlagingen en verkorting van doorlooptijd. Bovendien neemt de tevredenheid van zowel klanten als medewerkers toe. Kort samengevat werkt het als volgt:

1. Start met een focus op "de juiste dingen doen" (effectiviteit). 
• Investeer gericht in klanten(groepen) en klantprocessen die het belangrijkst voor uw organisatie zijn. 
2. Vervolg daarna met de focus om "de dingen juist te doen" (efficiency). 
• Richt uw investeringen op het verbeteren van de kwaliteit en snelheid van uw dienstverlening, stroomlijn uw klantprocessen en elimineer verspilling en defecten.
3. Zorg er tenslotte voor dat de verbeteringen blijvend zijn (borging).
• Maak een concrete vertaalslag van uw strategie naar uw belangrijkste klantproccessen.
  Dit gaat via de weg van strategische doelstellingen naar kritieke succesfactoren (KSF'en) naar kritieke procesindicatoren (KPI's).
• Zorg ervoor dat het senior management verantwoordelijkheid neemt en voorbeeldgedrag toont.
• Betrek zowel klanten als medewerkers actief bij het verbeterproces en beloon mensen voor initiatieven gericht op continue verbetering.

Bovenstaande punten zijn een (zeer) verkorte weergave van onze methodiek voor duurzame organisatieontwikkeling en procesverbetering. Een uitgebreidere, stap-voor-stap weergave van deze methodiek vindt u binnenkort op dit blog.

Over dit onderwerp is in de Volkskrant van 13 januari een interview gepubliceerd met Melanie Schultz van Haegen, op dit moment Minister van Infrastructuur en Milieu, destijds Directeur Zorg Inkoop Eureko Achmea. Klik op bijgevoegde link voor het artikel: 

"Bezuinig door betere kwaliteit te leveren"

Hoe vaak komt u eigenlijk op de werkvloer?

Uit onderzoek van tv-zender Veronica onder bijna 800 medewerkers blijkt dat de helft van alle Nederlandse werknemers nog nooit contact heeft gehad met zijn of haar hoogste leidinggevende! Waar wel sprake is van contact is dit veelal beperkt tot enkele keren per jaar. Verder geeft 36% aan dat de baas geen idee heeft van wat zich op de werkvloer afspeelt en 48% denkt dat de baas geen idee heeft van wat hij/zij doet. Zie ook het artikel in de SP!TS van
20-9-2010: "Helft ziet baas nooit op werkvloer".

En daar laat leidinggevend Nederland zich een prachtige kans ontnemen op duurzame verbetering!

Aanwezigheid op de werkvloer werd / wordt in managementjargon vaak beschreven met Management by Walking Around (MbWA). In LEAN terminologie wordt gesproken over GEMBA (werkvloer) en GEMBA KAIZEN (continue verbetering op de werkvloer). Uiteraard is het daarbij van belang dat u er een gewoonte van maakt om geregeld aanwezig te zijn op de werkvloer. Een eenmalig bezoek aan de sportschool leidt er ook niet toe dat u een leven lang fit blijft...;-}.

Wat levert aanwezigheid op de werkvloer u op? De kans om:

• een duidelijk en helder beeld te verkrijgen over wat zich dagelijks afspeelt op de werkvloer,
• inzicht te krijgen in mogelijkheden, knelpunten, zorgen, eisen en wensen van uw medewerkers,
• te ervaren hoe strategie en beleid vertaald worden naar dagelijkse uitvoering en
• mensen beter te leren kennen en te werken aan wederzijds respect.

Uiteraard zijn er veel meer winstpunten te halen, maar u heeft natuurlijk aan een half woord genoeg.

Om er zeker van te zijn dat uw bezoeken aan de werkvloer niet van korte duur zijn is het verstandig om uw werkvloersessies van tevoren te plannen en de tijd in uw agenda te blokken. Daarnaast is het verstandig om uzelf dagelijks te herinneren aan het bezoeken van de werkvloer. Dit kan bijvoorbeeld door dit artikel (of een van de afbeeldingen) af te drukken en op een prominente plek op uw kantoor te hangen. U zult zien dat u na enige tijd niet anders meer zou willen. En ook niet anders meer zou kunnen!

En na het lezen van dit korte artikel is het tijd om uw kantoor te verlaten. 

Op naar de werkvloer!

Bent u bereid om de eerste stap te zetten?

Een van de belangrijkste oorzaken voor stilstand (... en dus achteruitgang!) bij bedrijven en instellingen is het simpele feit dat niemand het initiatief neemt om de eerste stap te zetten.

Ter vergelijking met ons dagelijkse leven:  iedereen weet dat minder en gezonder eten en drinken, meer bewegen, niet roken, minder stress en goed rusten noodzakelijk zijn voor onze gezondheid. Toch slagen weinigen erin om echt een start te maken en nog minder om het ook vol te houden.

In een artikel dat ik later publiceer zal ik ingaan op het volhouden van veranderingen / verbeteringen. Dit artikel gaat over het zetten van de cruciale eerste stap. Hieronder heb ik een lijst opgenomen met redenen (soms ook smoezen) waardoor mensen niet starten met het zetten van de eerste stap naar duurzame verbeteringen binnen hun organisatie:

1. We hebben het altijd zo gedaan en het heeft tot nu toe altijd gewerkt...
2. Waarom zou ik de eerste stap zetten...
3. Er zijn al zoveel pogingen gedaan en die hebben ook niets opgeleverd...
4. We zijn te druk met andere zaken...
5. Het is nu niet het juiste moment... 
6. Wat als het niet lukt om echt te verbeteren...
7. De kosten gaan voor de baat uit en dat kan op dit moment niet...
8. We hebben geen idee hoe we het moeten aanpakken...

Uiteraard zijn er meer aanleidingen waardoor mensen niet starten met het doorvoeren van echte verbeteringen. Wat zijn voor u de belangrijkste redenen om niet te starten?

Als u wel bereid bent om te starten met het duurzaam verbeteren en u wilt een compleet uitgewerkte aanpak om u daarbij te ondersteunen kunt u altijd contact met me opnemen...

Leiden uw projecten tot structurele en significante verbeteringen?

Binnen veel organisaties moeten alle zeilen bijgezet worden om voldoende mensen en middelen vrij te maken voor de enorme projectenportefeuille. De grote vraag voor al deze "verbetertrajecten" is natuurlijk:

Brengen uw projecten u dichter bij uw doelen of juist niet?

Een eenvoudige en doeltreffende methode om uw lopende en geplande projecten langs een meetlat te houden is het beantwoorden van onderstaande vragen:

1. Staat het verbeteren van uw dienstverlening aan uw klanten centraal?
2. Zijn de beoogde resultaten  in overeenstemming met de strategische doelstellingen?
3. Draagt het te verbeteren (klant-)proces bij aan het bereiken van uw strategische doelstellingen?
4. Leveren de resultaten (meer dan) genoeg op om de inspanningen te rechtvaardigen?
5. Zijn de te verwachten resultaten SMART gedefinieerd?
6. Is er voldoende uitgesproken commitment vanuit de top van uw organisatie?
7. Worden de initiatieven daadwerkelijk omarmd en gedragen in alle lagen van uw organisatie?

Als u voor een of meer projecten moet constateren dat u niet op alle vragen positief kunt antwoorden wordt het tijd om dat project of die projecten te heroverwegen....

Uiteraard zijn er meer vragen denkbaar om te bepalen of uw projecten (stuk voor stuk) bijdragen aan het bereiken van uw doelstellingen. Ik wil u bij deze dan ook uitdagen om bovenstaande lijst aan te vullen en met ons te delen. Dat kan eenvoudig door het plaatsen van een reactie onder dit artikel....

Binnenkort publiceer ik een artikel over de wijze waarop u op eenvoudige en prettige wijze een gefundeerde keuze kunt maken bij het starten van verbetertrajecten. Als u daar nu al meer over wilt weten kunt u me altijd benaderen door mij een bericht te sturen.

Wat is duurzaam verbeteren eigenlijk?

De economische crisis beweegt veel organisaties ertoe om te bezuinigen. In sommige gevallen is het ook absoluut noodzakelijk om op korte termijn financiële maatregelen te nemen. Het probleem bij de meeste maatregelen is echter dat ze alleen korte termijn verlichting bieden. Op de lange termijn leveren ze vaak slechtere resultaten op.... Er is een alternatief:

Duurzaam verbeteren van uw organisatie!

Maar wat houdt dat nu eigenlijk in?


Duurzaam verbeteren:

• is gericht op meetbare resultaten op korte en lange termijn;
• is (... of wordt) verankerd in de strategische doelstellingen van uw organisatie;
• streeft naar en leidt tot verbeteringen en voordelen voor alle betrokkenen;
• neemt de specifieke behoeften, eisen en wensen van uw klanten als uitgangspunt;
• zorgt voor focus op het toevoegen van (klant-)waarde en het elimineren van verspilling;
• kan alleen slagen als (nagenoeg) alle betrokkenen vanaf de start gemotiveerd en betrokken zijn en dat ook blijven;
• start met het integraal optimaliseren van uw belangrijkste klantprocessen;
• houdt rekening met het opbouwen van kennis en ervaring binnen uw organisatie en
• stimuleert een cultuur en werkwijze die gebaseerd is op continue verbetering.

Aan u de vraag om uw geplande en/of beoogde verbetertrajecten te toetsen op basis van bovenstaande.


Van mij mag u verwachten dat bovenstaande verder onderbouwd, uitgediept en toegelicht wordt. Dat zal ik doen door een praktische en bewezen methode voor duurzame organisatie- en procesverbetering gaandeweg met u te delen....

Wilt u wel echt veranderen?

De belangrijkste Kritieke Succes Factor (KSF) voor het bereiken van resultaten is de motivatie van alle betrokkenen. Dit is weliswaar een cliché, maar in de praktijk blijkt het ontbreken van de echte wil om te veranderen nog steeds de grootste bottleneck te zijn.

Dus: stel uzelf onderstaande "man bijt hond" vraag voordat u aan de slag gaat met verbetermethoden, -technieken en aanverwante zaken:

Waarom zou u eigenlijk veranderen?

Hieronder een aantal subvragen die bijdragen aan het beantwoorden van deze vraag.

1. Wat zijn de belangrijkste redenen voor uzelf om het verbetertraject te starten?
2. Wat zijn de belangrijkste redenen voor andere betrokkenen voor het traject?
3. Welke specifieke resultaten moeten er worden gerealiseerd?
4. Welke obstakels / weerstanden kunnen worden verwacht en van welke personen / instanties?
5. Hoe staan we er over een aantal jaren voor als we het traject nu niet starten?
6. Hoe ziet de ideale wereld voor uw klanten / medewerkers / leveranciers / aandeelhouders / voor uzelf eruit als uw verbetertraject succesvol is?
7. Hoe ziet uw wereld en die van anderen eruit als u niets doet?

Uiteraard staat niets u in de weg om zelf een aantal vragen toe te voegen. Er is ook niets op tegen om bovenstaande vragen onbeantwoord te laten. Al zegt dat wel iets over uw motivatie op dit moment....